Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — это письменный организационно-нормативный документ, четко регламентирующий вопросы управления, взаимодействия, отчетности, обеспечения и регулирования деятельности конкретного должностного лица предприятия и устанавливающий порядок применения указанными лицами в своей деятельности как положений соответствующих законодательных актов, так и внутренних нормативных актов предприятия (приказов, распоряжений).

Должностные инструкции отнесены к группе документов организационно-нормативного регулирования деятельности предприятия. Они являются частью унифицированной системы организационно-распорядительной документации, то есть комплекта документов, в котором фиксируются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности отдельных должностных лиц или категорий должностных лиц.

Правильно разработанные, согласованные между собой должностные инструкции обеспечивают:

рациональное разделение труда между работниками предприятия;
равномерную загрузку работников;
оптимальное распределение работ (заданий, поручений) между работниками с учетом квалификации последних и в зависимости от их сложности;
возможность своевременного и эффективного контроля работников;
понимание работниками своей ответственности за конкретные обязанности;
существенно ускоренное обучение вновь принятых на предприятие работников, а также работников предприятия, перемещенных на новые должности.

Очень важным характерным признаком должностной инструкции является ее тесная взаимосвязь с документами, относящимися к другим группам документации — в частности, с трудовым договором, а также с документами по оформлению дисциплинарных взысканий. Трудовой договор может и сам содержать основные положения должностной инструкции, и многие руководители довольствуются лишь этим документом.

Однако если в трудовом договоре, при описании обязанностей работника, имеется ссылка на то, что ему могут быть поручены не только обязанности, прямо указанные в договоре, но и иные, отнесенные к его компетенции должностной инструкцией и прочими локальными нормативными актами, — в таком случае наличие должностной инструкции в системе документации предприятия — это необходимость.

В случае трудовых споров (как решаемых внутри предприятия, так и в судебном порядке), при определении степени виновности в совершении дисциплинарного проступка, помимо прочего, как правило, принимается во внимание то, насколько полно и точно работник выполнял соответствующие положения должностной инструкции.

Должностная инструкция, являясь локальным нормативным актом предприятия, подразумевает наличие специфических требований к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению.

Основные требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции:

ясность (достигается предельно точным формулированием — как отдельных предложений, так и всего текста в целом);
информационная емкость (обеспечивается включением в текст предложений, сочетающих минимальное количество слов с максимальной смысловой нагрузкой);
убедительность (зависит от того, насколько последовательно расположены в тексте его смысловые компоненты и насколько логически обоснованным выглядит построение всего текста документа).

Существуют и общепринятые форматы должностных инструкций. В общем случае должностная инструкция должна максимально емко, однозначно и понятно освещать следующие вопросы, касающиеся деятельности работника:

наименование должности и ее место в организационной структуре предприятия;
задачи, возлагаемые на работника;
статус работника, порядок его назначения на должность и освобождения от должности;
основные квалификационные требования, предъявляемые к работнику;
основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, положений законодательных и иных нормативно-правовых актов;
трудовые функции, порученные работнику;
виды работ или операции, выполняемые работником в рамках порученных ему функций;
основные требования по охране труда, соблюдение которых является обязательным для работника; полномочия работника, их краткая характеристика;
трудовые отношения работника с другими должностными лицами предприятия;
меры ответственности, применение которых предусмотрено в отношении работника в связи с невыполнением или ненадлежащим выполнением его трудовых функций;
порядок внесения изменений и дополнений в должностную инструкцию.