Должностная инструкция: заведующий архивом

[Наименование организации]

Должностная инструкция

г. Москва «__» ______________ 20__ г. Рег. N ____

Утверждаю

[Наименование должности] [Наименование организации]

______________/___[Ф.И.О.]___/

Заведующий архивом

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего архивом [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Заведующий архивом назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Заведующий архивом относится к категории служащих и подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

1.5. Заведующий архивом должен знать:

постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов;
Единую государственную систему делопроизводства;
порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;
структуру организации;
основы организации производства, труда и управления;
законодательство о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.

1.6. Заведующий архивом в своей деятельности руководствуется:

локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
правилами внутреннего трудового распорядка;
правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя.
настоящей должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия заведующего архивом его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Функциональные обязанности

Заведующий архивом обязан осуществлять следующие трудовые функции:

2.1. Исполняет работу по организации и ведению архивного дела в организации.

2.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

2.3. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

2.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

2.5. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

2.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

2.7. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения;

2.8. Осуществляет работу по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

2.9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

2.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;

2.11. Составляет установленную отчетность.

2.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

В случае служебной необходимости заведующий архивом может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Заведующий архивом имеет право:

3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности заведующего архивом, подчиненных ему служб и подразделений.

3.2. От имени организации осуществлять взаимодействие с соответствующими службами и сотрудниками других организаций в целях оперативного решения вопросов производственно-хозяйственной деятельности, входящих в его компетенцию.

3.3. В необходимых случаях представлять организацию в отношениях с другими организациями, учреждениями.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Заведующий архивом несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы заведующего архивом осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы заведующего архивом является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы заведующего архивом определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «__» _______ 20__ г.

(подпись)

Все должностные инструкции>>>