Главная » Реклама » Виды рекламы » Информационное письмо
banner3

Информационное письмо

Информационное письмо

Если вы планируете отправить рекламное письмо юридическим лицам, используйте для этого более официальный и деловой стиль информационного письма.

Представьте себе человека, которому вы отправляете информационное письмо. В течение рабочего дня он должен прочитать 20 – 30 документов различного содержания с различными коммерческими предложениями. Скорее всего, он обратит внимание на письмо, информация в котором изложена наиболее коротко и вразумительно.

Текст информационного письма должен быть, по возможности, коротким – не более 2 страниц, но лучше все свои предложения изложить на 1 странице печатного текста, если краткость не повредит полноте содержания.

Если вы впервые отправляете информационное письмо данному адресату, в начале письма изложите краткие сведения о вашей компании и направлении ее деятельности. Если вы ранее уже отправляли письма с коммерческими предложениями, сошлитесь на предыдущие сообщения или контакты.

Далее изложите ваши предложения. Они должны содержать всю необходимую информацию, чтобы адресат получил полное представление о том, что вы предлагаете. Обязательно дайте краткое описание товара или услуги. Если это общеизвестные товары, укажите марку или другие аналогичные сведения, стоимость, условия поставки или договора.

Старайтесь избегать многословных отступлений – стиль информационного письма должен быть динамичным, энергичным. Свои предложения излагайте предельно ясно, короткими предложениями. Старайтесь избегать сложных, многословных оборотов.

В заключение информационного письма обязательно укажите, что конкретно вы ожидаете от адресата:

«Надеюсь, что улучшенная модификация сеялки, которую предлагает наша компания, вас заинтересует. К письму прилагаю заказ-талон. Если вы заполните его и отправите по указанному адресу, вы можете получить заказ уже в текущем квартале».

«Существенные изменения условия поставки продукции, изложенные в этом письме, надеюсь, будут способствовать успешному сотрудничеству наших компаний и в наступающем году».

«Если вас заинтересовало наше предложение, то мы можем выслать любые дополнительные сведения о продукции и проект договора поставки».

Составление информационных писем

Информационное письмо выполнит свою задачу, если вы его напишите лаконично, немногословно, четким, точным и образным языком. Невыразительное послание создаст о вас и вашей компании соответствующее мнение.

Фразы должны быть простыми, понятными и сразу доносить до адресата суть вашего коммерческого предложения.

Ваши информационные письма должны быть максимально короткими. Конечно, на составление краткого, лаконичного, тщательно продуманного письма вы потратите больше времени, чем на многословное и лишенное продуманной композиции послание. Зато адресат быстрее поймет суть вашего предложения, а ведь именно на него вам и нужно произвести впечатление.

Не забывайте о стиле изложения, будьте внимательны к пунктуации, правописанию, тону построения каждого письма.

Проверяйте орфографию. Если нужно, сверьте со словарем написание слов, которые вызывают у вас сомнения.

Эффект, который произведет ваше информационное письмо, во многом зависит от его внешнего оформления. Текст без пробелов, абзацев, с узкими полями, скорее всего, так и останется непрочитанным. Сделайте письмо привлекательным, таким, которое читать будет легко и приятно.

Поля должны быть достаточно широкими. Оптимальная ширина – 3 сантиметра.

Оставляйте пробел между абзацами, делайте их как можно короче и начинайте с красной строки.

Чтобы отметить важные места в тексте, привлечь внимание читателя к преимуществам вашего предложения, используйте маркеры – звездочки, точки, тире.

Для выделения важных мест в тексте пользуйтесь рамками.

Располагайте текст так, чтобы конец первой страницы не совпадал с концом предложения. Незавершенное предложение часто заставляет читателя перевернуть страницу и продолжить чтение.

Письмо, направленное в другие компании, можно сравнить с визитной карточкой вашей организации. Если оно написано небрежно, с помарками, на бланке с плохо различимыми реквизитами, скорее всего, оно произведет негативное впечатление на ваших партнеров. У адресата подсознательно сложиться впечатление, что «серьезные предложения не могут быть так оформлены».

Информационные письма для рассылки лучше печатать на фирменных бланках. Если в вашей компании их нет, разместите рядом с текстом ваш фирменный знак или другие атрибуты вашей компании. Это сделает ваше письмо более узнаваемым.

При вторичной рассылке информационных писем старайтесь максимально повторить элементы оформления предыдущего письма, которое вы использовали в первой рассылке. Если вы оформляете письмо не на фирменном бланке, обязательно укажите почтовые реквизиты компании и телефон для обратной связи.

Для воздействия на заказчика одного письма, как правило, бывает недостаточно. Начните прямую почтовую рассылку с планирования комплекса мероприятий:

  • кампания по рассылке писем (3 – 4 письма);
  • ответы после каждой рассылки;
  • уточнение потребностей заказчика;
  • оформление заказов на поставку продукции.

Для каждой последующей рассылки текст письма нужно немного переработать. Например, если в первом письме вы изложили общие сведения о вашей компании, то в последующих письмах эту часть можно сократить и уделить больше внимания описательной части товара или услуги.

Как бы тщательно вы не составляли информационное письмо, какой-то части ваших адресатов все равно потребуются дополнительные разъяснения, более подробная информация о ваших товарах и услугах. Анализируя полученные письма, необходимо корректировать свои собственные послания. Если у вас постоянно запрашивают одну и ту же дополнительную информацию, то ее можно включить в следующий выпуск рассылки.

Чем быстрее заинтересованная в ваших товарах и услугах компания получит ответ на свой вопрос, тем более благоприятное мнение сложится о деятельности вашей компании.

Основное требование работы с адресатами – на любые запросы нужно отвечать оперативно и, по возможности, исчерпывающе.

Процесс сохранения клиентов включает:

  • предоставление услуг и обеспечение качества продукта, которое соответствует ожиданиям клиента или превосходит их;
  • установление долговременных отношений с клиентом;
  • достижение максимальной продолжительности и прибыльности отношений с клиентом;
  • регулярный контакт с клиентом в удобное для него время;
  • углубление отношений с клиентом посредством стимулирования покупок разных типов товаров, в том числе и товаров из дорогого сегмента, и возобновление отношений;
  • контроль прибыльности.

Впоследствии нужно постоянно рассылать своим клиентам новые рекламные и информационные письма, даже обычные открытки, содержащие информацию о ваших предложениях. Напоминайте о себе, и вы создадите такие отношения с клиентами, которые в будущем принесут вам доход.

С уважением, Юлия Марзан

Поделитесь этой информацией в социальных сетях:

Получайте новости на свою электронную почту

Оставить комментарий

Ваш email не будет опубликован и передан третьим лицам. Обязательные для заполнения поля помечены *

*

vozrazeniya