Использование в работе компьютера поможет решить многие профессиональные задачи, но не само по себе, а с помощью профессионального программного обеспечения.
Программное обеспечение – комплекс программ, обеспечивающих правильную работу компьютера.
Программа – упорядоченная последовательность команд.
Отличительной чертой современных компьютеров является их дружественное и привлекательное программное обеспечение, предназначенное для работы с текстами, графикой, звуком, видео, компьютерными сетями, базами данных и электронными таблицами.
Значение программного обеспечения в последние годы выросло настолько, что перестало существовать такое ранее распространенное понятие, как «умение работать с компьютером». Поскольку работа с компьютером состоит в использовании программного обеспечения, сегодня нужно уметь работать с определенными программами или с определенным классом программ.
Характерным свойством дружественного программного обеспечения компьютера является то, что оно предоставляется пользователю не в виде программы, с которой нужно общаться командами, вопросами и ответами на каком-то формальном языке, а виде дружественной и комфортной информационной среды. Такая информационная среда воспринимается человеком так же предметно, как поверхность рабочего стола с разложенными на ней объектами – бумагами, папками, канцелярскими принадлежностями.
Выполняющий функции бумаги электронный носитель обладает замечательными свойствами, которые проявляются в работе с ними. Например, при подготовке документов у пользователя монитор отождествляется с чистым листом бумаги. Однако, в отличие от бумажного листа, чтобы добавить слово или фразу, подкорректировать текст совсем не нужно его перепечатывать. На электронной «бумаге» слова и фразы легко переставляются внутри абзаца, изменяются страницы, общий вид документа.
Многие объекты на мониторе выглядят так же, как и аналогичные объекты, используемые в обычной жизни. Например, тексты и таблицы на экране выглядят именно так, как если бы они были напечатаны на листе бумаги. Другие объекты реального мира изображаются на мониторе в виде условных обозначений (пиктограмм), которые довольно быстро начинают восприниматься как предметные образы.
Пиктограмма – условное обозначение, в основе которого лежит образ, превратившийся в знак.
Реальность дружественной информационной среды обеспечивается и в отношении действий с документами, с которыми работает пользователь. Например, если нужно удалить документ, он перемещается в корзину, если меняет свою структуру, соответственно меняется изображение.
В электронной среде действует определенный принцип управления информационными процессами – «смотри и показывай». Он в значительной мере облегчает пользователю работу на компьютере.
Для грамотной организации рабочего места торгового агента, оборудованного компьютером, нужно знать, какие программы понадобятся ему в ежедневной работе.
Выбор программного обеспечения определяется теми функциями, которые будут реализованы на компьютере. Для специалиста отдела продаж скорее всего необходимо как типовое, так и профессиональное программное обеспечение, которое специально предназначено для организации работы отдела продаж.
Фактически на сегодняшний день стандартом является типовое программное обеспечение компании Microsoft, получившее распространение во всем мире – операционная система Windows,
Операционная система (ОС) – специальная программа, которая автоматически загружается в компьютер при его включении и обеспечивает управление компьютером и другими программами.
Операционная система – основа любого программного обеспечения. Она создает среду, в которой работают все компьютерные программы. Windows представляет собой мощную, и в то же время самую простую в обращении операционную систему.
Операционная система Windows является базовым программным обеспечением, на основе которого могут работать многочисленные прикладные программы – текстовые редакторы, электронные таблицы, графические редакторы, базы данных.
Для составления и редактирования документов можно использовать текстовый редактор – программу, предназначенную для создания и редактирования текстовых документов.
Текстовый редактор выступает в роли «умной» пишущей машинки. С его помощью можно подготовить, отформатировать и распечатать любые документы, написать их с нуля или скомпоновать из ранее созданных.
Современные текстовые редакторы позволяют использовать шрифты разных размеров и начертаний, вставлять в текстовый документ рисунки, данные из электронных таблиц и баз данных, проверять документ на наличие орфографических и грамматических ошибок. Одним из наиболее распространенных текстовых редакторов является Microsoft Word.
Такие задачи, как начисление заработной платы и различные расчеты, можно решать с помощью электронных таблиц. Их можно применять в частности, в отделе сбыта для учета продаж. Одной из наиболее распространенных электронных таблиц является Microsoft Excel.
Одной из важнейших функций компьютера является хранение информации. Обычно для этого используют базы данных – файлы специального формата, содержащие заданным образом структурированную информацию.
Большинство баз данных имеют табличную структуру. Они могут быть созданы с помощью системы управления базами данных Access, которая входит в состав пакета Microsoft Office.
На рынке программных продуктов присутствует много интересных разработок, которые дают возможность составлять расписание работы на день и обмениваться информацией. Такие программы называются «планировщики» или «органайзеры» (от английского organizer – организатор).
Такие программы предоставляют в распоряжение пользователя календарь телефонный справочник, перечень заданий, блокнот. Наиболее популярными среди подобных программ являются Lotus Organizer, Schedule+ и Outlook.
Программа Lotus Organizer предоставляет пользователю широкие возможности для эффективной организации своего рабочего дня.
В режиме «Календарь» можно планировать мероприятия, устанавливать иих продолжительность, переносить на другие дни, а так же в режиме оповещения доводить информацию о мероприятии до его участников.
Режим «Дела» позволяют планировать мероприятия и отслеживать сроки выполнения запланированных событий. В этом режиме можно изменять даты начала и окончания событий, устанавливать очередность их выполнения, отображать запланированные дела в календаре, отмечать выполненные мероприятия.
Режим «Адреса» предназначен для поиска информации по именам, адресам, должностям и другим параметрам, содержащимся в карточке адресной книги.
Режим «Дата» позволяет отмечать важные даты, юбилеи, делать краткие комментарии к ним.
Программа Schedule+ дает еще более широкие возможности для работы. С ее помощью можно планировать и контролировать не только свой рабочий день, но и работу подчиненных.
Аналогичным функционалом обладает и программа Outlook. Ее отличие состоит в том, что она обладает дополнительным набором возможностей и имеет более современный интерфейс.
Существуют определенные правила, которые нужно соблюдать при работе с любой программой. Несоблюдение этих правил может спровоцировать серьезные проблемы, как при ее использовании, так и в работе компьютера.
Прежде чем начать работу с программой изучите литературу и документацию, держите их под рукой во время работы с программой.
Обязательно выясните, как запустить программу для начала работы (войти в программу) и как остановить работу программы (выйти из программы). Обратите внимание, что из программы следует выходить так, как положено по инструкции, в противном случае можно потерять полученные результаты или сохранить ненужную информацию.
Экстренную перезагрузку компьютера можно осуществлять только в том случае, если программа зависла, и стандартные средства выхода из нее не приносят результата.
При изучении возможностей программы задавайте специалистам вопросы о том, как выполнять те или иные действия и записывайте информацию – она вам пригодится в дальнейшей работе. Многие программы имеют встроенную справочную систему, которая обычно вызывается нажатием клавиши F1. В справочнике можно найти много полезной информации о программе.
