Добрый день, коллеги. Как дела, как настроение? Я уже рассказывала вам, что в июле 2015 года стала индивидуальным предпринимателем. Представляете, сколько документов должен оформлять предприниматель ежедневно? И, разумеется, каждый должен быть подписан для удостоверения подлинности. А еще отчеты, сдача декларации, участие в электронных торгах.
Мне стало интересно, как можно упростить документооборот и застраховаться от подделки документов. Оказывается, все уже давно придумано – это электронная подпись (6 апреля 2011 года вступил в силу Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Что такое электронная подпись?
Электронная подпись представляет собой особым образом сгенерированный набор символов, который позволяет идентифицировать ее владельца и выявлять несанкционированные попытки изменить информацию в подписанном документе.
Документ, подписанный электронной подписью, по закону приравнивается к документу, подписанному собственноручно, и обладает полной юридической силой. Именно поэтому электронная подпись является незаменимым инструментом, который позволяет упростить документооборот как внутри компании, так и с внешними контрагентами.
Технически электронная подпись представляет собой две разновидности ключей – закрытый и открытый.
Закрытый ключ — это уникальная последовательность символов, известная только владельцу. Она предназначена для создания подписи в электронных документах. Запись закрытого ключа производится на один из видов электронных носителей: дискета, флеш-карта (самый распространенный вариант), touch memory или смарт-карта. Функционировать зарытый ключ может исключительно в комплексе с ключом открытым. Его необходимо хранить в недоступных для посторонних лиц местах.
Открытый ключ предназначен для проверки подлинности электронных подписей, также способен функционировать только в комплексе с закрытым ключом. На работу с ним выдается специальный сертификат, автоматически передающийся вместе с передаваемыми его владельцем документами. Таким образом, для обеспечения взаимной оборачиваемости документов, открытые ключи партнеров по переписке должны быть у всех адресатов. Посредством просмотра сертификата можно определить личность отправителя письма.
Помимо партнеров по обмену документами, дубликаты открытых электронных ключей должны находиться в соответствующей библиотеке Удостоверяющего Центра. Здесь обеспечивается хранение ключей и их надлежащая защита от попыток искажения.
Виды электронной подписи
Согласно части 1 статьи 5 Федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи», электронные подписи подразделяются на несколько видов.
Простая электронная подпись предназначена для подтверждения авторства документа, но не гарантирует его неизменность после подписания и не обеспечивает юридическую значимость.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, кроме подтверждения авторства, позволяет проверить документ на наличие изменений и исправлений.
Усиленная квалифицированная электронная подпись обеспечивается сертификатом аккредитованного центра и применяется в рамках взаимодействия государственных органов. Она наделяет подписанные документы полной юридической силой и полностью гарантирует защиту конфиденциальности информации.
Вы можете выбрать любой тип электронной подписи по своему усмотрению исходя из того, какие задачи вы планируете решать с ее помощью. Например, при работе с бухгалтерскими первичными документами и для сдачи отчетности в государственные органы понадобится квалифицированная электронная подпись.
Для внутреннего документооборота можно использовать простую или неквалифицированную электронную подпись.
Преимущества использования электронной подписи
Использование электронной подписи и электронного документооборота имеет ряд неоспоримых преимуществ:
- Защита документов от подделки
- Подтверждение авторства документа
- Подтверждение целостности данных
- Придание документу юридической значимости
- Обеспечение конфиденциальности информации
Кому и для чего нужна электронная подпись?
Электронная подпись на сегодняшний день — это не модная новинка, а повседневная необходимость. Начиная от финансовых транзакций, включая участие в электронных торгах, заканчивая получением государственных услуг и защитой интеллектуальной собственности. Для наглядности все возможности использования разных видов электронной подписи указаны в таблице:
Физическим лицам электронная подпись тоже может пригодиться. Например, с ее помощью можно упростить и ускорить взаимодействие с работодателем, государственными учреждениями, учебными заведениями.
Чтобы выбрать нужную электронную подпись и узнать, какие документы могут для этого потребоваться, читайте дальше. Рассмотрим подробно все этапы.
Выбираем удостоверяющий центр
Юридическая сила электронной подписи закреплена двумя федеральными законами – ФЗ-№1 от 10.01.2002 года и ФЗ-№63 от 6.04.2011 года (действуют изменения от 28.06.2014 года). Поэтому получить ключ электронной подписи можно только в аккредитованных Удостоверяющих центрах.
На официальном сайте Министерства связи и массовых коммуникаций РФ можно ознакомиться с перечнем аккредитованных Удостоверяющих центров. На 26 мая 2015 года в список включен 361 Удостоверяющий центр, который имеет право выдавать сертификаты ЭЦП.
Выбираем одну из разновидностей цифровых подписей
Простая электронная подпись предназначена для подтверждения авторства документа, но не гарантирует его неизменность после подписания и не обеспечивает юридическую значимость.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, кроме подтверждения авторства, позволяет проверить документ на наличие изменений и исправлений.
Усиленная квалифицированная электронная подпись обеспечивается сертификатом аккредитованного центра и применяется в рамках взаимодействия государственных органов. Она наделяет подписанные документы полной юридической силой и полностью гарантирует защиту конфиденциальности информации.
Из этого перечня понятно, что для документов разной степени значимости применяются разные цифровые подписи.
Универсальной цифровой подписи, которую можно использовать для заверения абсолютно всех документов, пока не существует, поэтому перед ее получением важно знать, для каких целей вы будете ее использовать:
- для внутреннего документооборота в организации,
- для передачи в Пенсионный фонд, в ИФНС бухгалтерской отчетности и деклараций,
- для подачи заявок на электронные площадки с целью участия в аукционах,
- для получения разного рода государственных услуг на Едином портале государственных и муниципальных услуг.
Получение простой электронной подписи
Простая электронная подпись используется как организациями, так и простыми гражданами. Внутренний и внешний документооборот юридического лица или частного предпринимателя, касающийся кадрово-организационных, распорядительных и других вопросов, заверяется простой ЭЦП.
Электронная подпись может понадобиться обычному гражданину, который обращается на портал гос. услуг – заявку на услугу можно отправить в электронном виде, предварительно заверив ее электронной цифровой подписью. Поэтому получение простой электронной подписи может потребоваться и юридическому, и физическому лицу.
Получение неквалифицированной электронной подписи
Усиленной неквалифицированной подписью можно заверять документы, когда нет необходимости ставить на них печать. Такой подписью заверяют, например, некоторые виды договоров, бухгалтерскую отчетность и налоговые декларации.
Неквалифицированная подпись поможет не только определить отправителя, но также подтвердить, что после совершения подписания в документы не вносились изменения. Таким образом, получение неквалифицированной электронной подписи, в отличие от простой электронной подписи, юридическим лицам обеспечит большую защищенность документооборота.
Получение квалифицированной электронной подписи
Статус усиленной квалифицированной подписи заверяется государственным сертификатом. В сертификате указывается ключ проверки. Это позволяет приравнивать электронную подпись к собственноручной. Для изготовления квалификационной электронной подписи используют средства криптозащиты, которые сертифицированы ФСБ России.
В случае утери ключа ЭЦП можно обратиться в Удостоверяющий центр, выдавший сертификат, с целью его блокировки. Для обеспечения достоверности важных электронных документов юридическим лицам рекомендовано получение квалифицированной электронной подписи.
Документы для получения электронной подписи
Порядок получения электронной подписи для предпринимателей, физических и юридических лиц отличается. Одни и те же правила распространяются только на заполнение заявки на сайте Удостоверяющего центра и оплата счета, которые не вызовут особых вопросов.
Получение электронной подписи для физических лиц
Помимо заявления на выдачу электронной подписи и квитанции об оплате, физическому лицу нужно подготовить для предоставления в Удостоверяющий центр следующие документы:
- копию паспорта гражданина РФ
- копию свидетельства о постановке на учет в ИФНС (ИНН)
- копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования (СНИЛС)
Оригиналы всех этих документов обязательно нужно иметь при себе. Если документы в Удостоверяющий центр передаются уполномоченным представителем, то должны быть предоставлены нотариально заверенная доверенность на уполномоченное лицо и его паспорт.
Получение электронной подписи для физических лиц много времени не займет. От одного часа до трех дней может пройти до получения готовой цифровой подписи с момента оформления заявки. Все зависит от самого гражданина, как быстро он предоставит необходимый пакет документов.
Получение электронной подписи для юридических лиц
Для юридических лиц предусмотрен следующий перечень документов, необходимый для получения ЭП:
- копия ОГРН (свидетельства о государственной регистрации юридического лица)
- копия свидетельства о постановке на учет в ИФНС (ИНН)
- выписка из ЕГРЮЛ (оригинал и нотариально заверенная копия) (заранее уточните срок ее действия в Удостоверяющем центре)
- копии паспорта и СНИЛС будущего владельца ЭЦП (руководителя или назначенного приказом лица, которое сможет распоряжаться электронной подписью). Если владельцем ЭЦП будет руководитель, то потребуется также приказ или заверенная копия о его назначении.
Все копии документов должны быть заверены печатью организации и собственноручной подписью руководителя. Скорее всего, оригиналы всех документов тоже потребуются для сверки.
Получение электронной подписи для юридических лиц займет немного больше времени в том случае, если придется заказывать в ИФНС свежую выписку из ЕГРЮЛ, поскольку делают ее пять рабочих дней.
Получение электронной подписи для индивидуальных предпринимателей
Эта процедура практически не отличается от порядка, установленного для юридических лиц. Вместо ОГРН предприниматель должен принести копию ОГРНИП (свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя).
Во всех случаях: если цифровую электронную подпись будет получать не владелец ЭЦП, а уполномоченный представитель, то он должен предоставить нотариально заверенную доверенность, либо приказ за подписью руководителя и паспорт.
Обратите внимание, что для того чтобы полноценно использовать электронную подпись недостаточно знать, как ее получить. Перед обращением в тот или иной Удостоверяющий центр, осуществляющий сертификацию вашего электронного ключа, убедитесь, что он сотрудничает с организациями, с которыми вам предстоит обмениваться документами.
Где получить электронную подпись?
Для получения ключа электронной подписи вам необходимо оформить заявку, указав контактные данные. Через несколько минут с вами свяжется специалист из авторизованного удостоверяющего центра вашего региона и проконсультирует о дальнейших действиях, ответят на все ваши вопросы. Также на ваш электронный адрес оправят письмо с перечнем необходимых документов, счетом на оплату и контактными данными курирующего менеджера. И в ближайшее время вы получите ключ электронной подписи.
Расскажите, пожалуйста, в комментариях, используете ли вы в работе электронную подпись? Поделитесь впечатлениями.
