Современные информационные технологии призваны облегчать общение людей между собой. В частности, сообщения, файлы, документы можно отправить адресату, находящемуся в любой точке земного шара, по электронной почте. Информация будет передана мгновенно и может храниться до тех пор, пока адресат не захочет ее открыть.
Для торговых представителей электронная почта представляет собой удобное средство коммуникации с потребителями и руководством, особенно если они находятся в разных городах или государствах.
Основные преимущества электронной почты
Удобство передачи сообщений
Электронное письмо не нужно печатать, вкладывать в конверт, наклеивать на него марку и нести на почту. А отправить и получить сообщение можно в любое время суток.
Скорость передачи информации
Электронная почта, в отличие от обычной, передает сообщения практически мгновенно, поэтому привычную нам почту иногда пренебрежительно называют «улиточной» (snail mail). Для зарубежного партнера общение с человеком, у которого нет электронной почты, весьма затруднительно, так как из-за задержек между сообщениями зачастую теряется смысл беседы. Никто не захочет иметь дело с партнером, если его ответ на любой вопрос или коммерческое предложение приходит с двухмесячным опозданием.
Экономичность
Важное достоинство электронной почты заключается в том, что удаленность адресата совершенно не влияет на стоимость отправки сообщений. Даже отправка по электронной почте сообщений в другую страну не потребует дополнительной платы. Вам понадобится только компьютер с выходом в Интернет.
Адекватность сообщения
Перед отправкой электронного письма вы всегда можете удостовериться в том, что сказали именно то, что хотели сказать, именно тем тоном, каким нужно. Этой возможности иногда так не хватает при проведении телефонных переговоров.
Возможность отправки копий сообщения
Одно и то же электронное письмо можно легко и быстро отправить одновременно нескольким адресатам.
Многообразие информации
Кроме текста, электронное письмо может содержать любые графическую, звуковую и видеоинформацию.
В отличие от телефонного разговора, который требует мгновенной реакции торгового представителя, электронные письма дают возможность не спеша обдумать ответ, перечитать его, отредактировать и исправить ошибки. Электронное письмо не требует немедленных ответных действий. Именно поэтому общение по электронной почте позволяет спланировать свое общение с корреспондентами и отвечать на полученные сообщения тогда, когда есть время.
Существуют специальные программы для работы с электронной почтой для сбора писем и обмена корреспонденцией. Эти программы позволяют обрабатывать письма не открывая почту непосредственно в браузере.
Браузер – программное средство, обеспечивающее запрос, получение и представление документа в Интернет.
Существует много программ для работы с электронной почтой, которые дают пользователю возможность:
- составлять тексты сообщений;
- читать и сохранять полученную корреспонденцию;
- удалять ненужные письма;
- вводить адреса;
- пересылать корреспонденцию;
- отложить отправление сообщения на определенный срок;
- периодически проверять почту на наличие новых сообщений;
- сортировать письма по папкам.
Чтобы иметь возможность работать с электронной почтой, нужно получить адрес электронной почты. Он состоит из двух частей, разделенных знаком @, и выглядит следующим образом: имя пользователя@интернет адрес.
Выбор имени пользователя ограничен только вашей фантазией. Но рекомендуем выбрать такое, которое легко воспринимается на слух, если понадобится продиктовать электронный адрес по телефону. Также имя пользователя не должно быть слишком длинным.
Вторую часть электронного адреса составляет доменный адрес.
Домен и субдомен – способы организации адресов в Интернете.
Электронный адрес можно зарегистрировать на таких известных серверах, как yandex, google, mail и других. В таком случае, адрес вашей электронной почты будет выглядеть так: имя пользователя@yandex.ru.
Если у вас есть свой сайт (как правило, каждая компания имеет свой сайт в Интернете), к нему можно «привязать» несколько электронных адресов. В таком случае адрес будет выглядеть более солидно, например: info@prodawez.ru.
Работая с электронной почтой, можно отправить сообщение одному или нескольким адресатам одновременно, что часто бывает необходимо торговым агентам. Для этого в заголовке письма в поле «кому» ввести все необходимые адреса, разделив их запятыми.
Держите свой почтовый ящик под контролем, иначе в один прекрасный день он может оказаться буквально завален сообщениями. Чтобы этого не произошло, придерживайтесь нескольких полезных правил:
- удаляйте сообщения сразу после прочтения или по окончании работы с ними;
- распределяйте все входящие сообщения по тематическим папкам, чтобы прочитать их позже или использовать в будущем;
- не храните сообщения в папке «входящие» — в ней должна находиться только свежая почта.
