На любом предприятии должен вестись бухгалтерский учет. Для чего это нужно? Для того чтобы государство могло осуществлять статистический, налоговый и другой контроль, выраженный в денежной форме, за деятельностью любого предприятия. Кроме того бухгалтерский учет позволяет руководителям предприятия принимать обоснованные управленческие решения.
На сегодняшний день многие предприятия ведут бухгалтерский учет в специализированных компьютерных программах. Они не только снижают количество ошибок в учете, но и позволяют в автоматическом режиме готовить отчеты для предоставления в контролирующие организации.
На большинстве предприятий работает собственная бухгалтерия. Но так бывает не всегда. В ряде случаев предприятию выгоднее заказать услуги бухгалтерии сторонней организации (бухгалтерский аутсорсинг). В этом случае функционал бухгалтерии предприятия передается проверенной аудиторской компании. При этом осуществляется полное бухгалтерское сопровождение (составление налоговых деклараций, ведение бухгалтерского учета, оформление и сдача отчетности).
Конечно, каждый руководитель сам выбирает, что выгоднее для компании – содержать штат бухгалтеров или оплачивать услуги аутсорсинга.
Способы бухгалтерского учета для малого бизнеса
Существует несколько способов ведения бухгалтерского учета для малого бизнеса. Основные из них: метод двойной записи, кассовая книга, программы компьютерного учета и электронные кассовые аппараты. Рассмотрим подробнее каждый их этих способов.
Метод двойной записи
Он больше подходит для крупного и сложного бизнеса, и хотя сам принцип довольно прост, применение этого метода учета на практике может оказаться затруднительным.
Идея метода двойной записи заключается в том, что в торговом бизнесе осуществляются сделки между покупателем и продавцом. Понятно, что каждая сделка имеет две стороны, так как каждый участник что-то отдает и что-то получает. Соответственно, торговая сделка может быть учтена дважды.
В бухгалтерском учете операции снятия со счета и занесения на счет имеют особые названия. Счет, с которого снимаются денежные средства, кредитуется, а счет, на который они вносятся – дебетуются.
Дебет – счет поступлений и долгов данной компании.
Кредит – расходы и задолженности компании.
Если магазин закупает товар на сумму 100 000 рублей, то он перечислит 100 000 рублей со своего банковского счета и занесет эту сумму на свой товарный счет. Таким образом, банковский счет кредитуется, а товарный счет дебетуется на сумму 100 000 рублей.
Это может показаться неправильным для большинства, так как кажется, что банковский счет должен быть дебетован, так как деньги были выплачены. Дело в том, что ведомость счета, которую вы видите, это часть банковского счета, а не вашего. Следовательно, как зеркальное отображение вашего собственного счета.
Банк получил (дебетовал) уменьшение своей задолженности перед вами (то есть деньги, которые он вам должен), перечислив (кредитовав) деньги со своего счета. Простое правило заключается в том, что записи дебета и кредита в счетах физических и юридических лиц, с которыми вы работаете, будут противоположными записями дебета и кредита в ваших собственных счетах.
Правило двойной записи – всякая хозяйственная операция затрагивает два счета (две статьи бухгалтерского баланса) и поэтому записывается дважды – в дебет одного счета и кредит другого.
Учет операций по кассе предприятия. Кассовая книга
Анализ кассовой книги – это простая и эффективная система учета всех наличных денежных средств поступающих в компанию и расходуемых ею. Все, что нужно для использования этой системы, — большая книга в жестком переплете. Можно купить специальную кассовую книгу, страницы которой разлинованы и разграфлены на столбцы, в которые можно заносить данные по поступлениям и платежам.
Кассовая книга – один из обязательных журналов, который ведется в каждой организации.
Регистрация финансовых документов в журнале происходит на основании приходных и расходных кассовых ордеров по определенной схеме:
- Все хозяйственные операции датируются и нумеруются.
- Каждое событие, которое относится к финансово-хозяйственной деятельности организации, описывается с помощью дополнительных данных.
Кассовая книга заполняется каждый день по мере поступления или выбытия денежных средств:
- в графе «Дата» следует указать дату выписки приходного или расходного кассового ордера;
- в графе «№ документа» записывается порядковый номер документа, который проставляется на каждом кассовом документе;
- в графе «описание» дается краткая информация о характере прихода или расхода;
- в графу «дебет» вписываются поступления в кассу;
- в графу «кредит» вписываются выплаты из кассы.
Каждое предприятие может иметь только одну кассовую книгу. Листы книги прошнуровываются, нумеруются и опечатываются круглой печатью предприятия. На последней странице книги делается запись: «В книге прошнуровано и пронумеровано … страниц», под этой записью ставит подпись руководитель и лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета.
Программы компьютерного учета
Большинство предприятий используют для ведения учета продаж персональные компьютеры, оснащенные пакетом специализированных программ. Если у вас уже есть опыт работы с другими программами для бизнеса, вы обратите внимание, что эти программы относительно просты в применении.
Существует много компаний, разрабатывающих системы бухгалтерского учета для небольших торговых предприятий. В продаже есть разные по стоимости пакеты программ для персональных компьютеров, большинство из которых позволяют вносить изменения в соответствии с потребностями определенного бизнеса.
Пакеты программ компьютерного учета снабжены подробными инструкциями по использованию. К некоторым из них прилагаются распечатанные образцы и бланки.
Использование специализированной компьютерной программы для ведения учета может сэкономить большое количество времени и денег, правда, только в том случае, если вы и ваши сотрудники умеете с ней работать.
Использовать компьютеры для ведения учета стоит только в том случае, если вам приходится обрабатывать большое количество информации. Возможно, в вашем случае проще и дешевле будет вести учет с помощью калькулятора и тетради для записей.
Электронные кассовые аппараты
Ежедневные торговые операции в магазинах учитываются с помощью кассового аппарата. Практически все современные кассовые аппараты имеют следующие функции:
Ценовой монитор, позволяющий вести учет объема продаж. С его помощью осуществляется контроль товарного запаса и заказов.
Возможность вести учет объема продаж различных товарных групп ассортимента и подсчитывать итоги по каждой группе. Продажи могут регистрироваться по отдельным видам товаров или по отделам (то есть по товарным группам ассортимента).
Возможность показывать:
- продажи в определенное время дня;
- количество покупателей за определенный период;
- денежную выручку;
- общую сумму денег, которая должна находиться в кассе.
Понятно, что информация, которую может зарегистрировать и обобщить современный электронный кассовый аппарат представляет большую ценность для любого магазина.
Некоторые модели электронных кассовых аппаратов имеют ограниченные функции, поэтому выбирая модель, которую вы хотите купить, обратите внимание на ее потребительские характеристики. Можно обратить внимание на репутацию производителя и дилерской компании в смысле эксплуатационной надежности и технического обслуживания. Выясните, предлагает ли продавец бесплатную установку кассового аппарата, первоначальное обучение работе на нем, немедленную замену или срочный ремонт в случае поломки.
Все перечисленные методы бухгалтерского учета используются в компаниях. Вы можете выбрать подходящий для ваших условий.
