Здравствуйте, коллеги. Если ваша компания решила принять участие в выставке или ярмарке, вы должны знать, как правильно подготовиться к этому важному событию. Только уделив время подготовке вы можете быть уверены в том, что участие в выставке будет полезно для компании. Итак, начнем.
Определитесь, зачем вообще вы хотите принять участие в выставке. Вы хотите получить 300 заказов за короткое время? Планируете заключить контракты с тремя крупными клиентами? Хотите представить абсолютно новый продукт клиентам, конкурентам и средствам массовой информации? Чем яснее вы определите цели, тем больше будет шансов их достичь.
Составьте план участия в выставке
- свяжитесь с организаторами и получите информацию о сроках проведения выставки
- по возможности, посетите выставочный центр и выберите место в зале, где было бы удобно поместить ваш стенд
- выясните существующие расценки и возможный размер стенда
- выясните, какие компании будут занимать соседние стенды
- определите дизайн стенда, закажите необходимое оборудование
- изготовьте сувениры с символикой вашей компании
- назначьте персонал, который будет работать у стенда
- проконтролируйте освещение стенда, энергосбережение, напольное покрытие и другие технические моменты
Конечно, это примерный план, и вы можете корректировать его по своему усмотрению.
Разработайте выставочный стенд
Расположение, дизайн и программа мероприятий стенда вашей компании должна отражать цели участия в выставке. Даже если у вас будет стандартный корпоративный стенд, подумайте, как можно его изменить, чтобы привлечь больше посетителей.
Имейте в виду, что вокруг вас будет находиться множество стендов других компаний, в том числе и конкурентов, поэтому постарайтесь сделать так, чтобы стенд вашей компании выделялся среди остальных, бросался в глаза и привлекал внимание посетителей и потенциальных покупателей. Сделайте так, чтобы они остановились и присмотрелись, но не вкладывайте в это большие деньги.
Подготовьте персонал к выставке
Люди, которые будут работать на выставке, должны быть подобраны в соответствии с целями участия вашей компании в торговой выставке.
Нужно ли присутствие технических специалистов, которые могут более подробно рассказать о товарах и услугах? Или нужны руководители высшего звена, в задачу которых входит общение с высокопоставленными посетителями? Возможно, нужно обратиться к промоутерам, которые буду приглашать посетителей на стенд вашей компании?
В любом случае, во время проведения торговой выставки на стенде должно работать не менее двух человек.
Пригласите людей на выставку
Обязательно проинформируйте клиентов вашей компании о выставке и убедите ее посетить. Это можно сделать с помощью:
- прямой рассылки приглашений
- рекламы, которую дают организаторы выставки
- каталогов, которые издаются к началу выставки
- рекламы в средствах массовой информации
Самый простой и очевидный метод привлечения посетителей на стенд вашей компании – заранее расскажите потенциальным и существующим клиентам о вашем участии в выставке и о том, какие товары и услуги вы будете там представлять. Добавьте в сообщение немного интриги, используйте юмор, в общем, постарайтесь сделать информацию интересной.
Организаторы выставки обычно делают все возможное, чтобы привлечь как можно больше посетителей. Им следует рассказать о предыдущих выставках, их посетителях и о проявленном ими интересе. В зависимости от конкретной ситуации, проводится рекламная кампания по телевидению, в прессе, с помощью наружной рекламы.
Проведенные исследования компаний, которые извлекли максимальную пользу от участия в выставках (большое количество собранных заказов и отзывы в прессе), показали, что 83% из них заранее рассылают информацию своим клиентам, как существующим, так и потенциальным.
Не забудьте узнать у организаторов, какие средства массовой информации будут освещать выставку. Узнайте имена и адреса главных редакторов и перешлите им подготовленные заметки о вашей компании с фотографиями для публикации вместе с рекламой мероприятия. Всегда во всех материалах, которые будут опубликованы до выставки, добавляйте: «Вы сможете увидеть нас на стенде №…».
Как правило, к началу выставок издаются каталоги. Проконтролируйте, чтобы информация о вашей компании была включена в такой каталог. С одной стороны, это может привлечь дополнительных посетителей к стенду. С другой стороны – впоследствии послужит напоминанием о вашей компании.
Станьте спонсором оного из коммерческих событий, которые пройдут на выставке, это может быть очень эффективным и относительно недорогим средством достижения поставленных целей. Обычно организаторы предлагают самые различные варианты: от спонсирования отдельных семинаров до разрешения раздавать рекламные материалы непосредственно на входе. Расскажите организаторам о целях, которые планируете достичь, и о своем бюджете, и совместно вы обязательно найдете решение, которое устроит обе стороны.
Используйте Интернет для привлечения посетителей на свой выставочный стенд. Сегодня многие организаторы выставок создают страницы в Интернет для привлечения посетителей. Если у вашей компании есть сайт, разместите на нем информацию об участии вашей компании в выставке и пригласите посетить это мероприятие.
Если вы грамотно подготовитесь к участию в выставке, на вашем стенде будет много посетителей, и вы сможете заключить большое количество выгодных сделок. В следующей статье я расскажу о работе на выставке в дни ее проведения.
