Если вы планируете отправить рекламное письмо юридическим лицам, используйте для этого более официальный и деловой стиль информационного письма.
Представьте себе человека, которому вы отправляете информационное письмо. В течение рабочего дня он должен прочитать 20 – 30 документов различного содержания с различными коммерческими предложениями. Скорее всего, он обратит внимание на письмо, информация в котором изложена наиболее коротко и вразумительно.
Текст информационного письма должен быть, по возможности, коротким – не более 2 страниц, но лучше все свои предложения изложить на 1 странице печатного текста, если краткость не повредит полноте содержания.
Если вы впервые отправляете информационное письмо данному адресату, в начале письма изложите краткие сведения о вашей компании и направлении ее деятельности. Если вы ранее уже отправляли письма с коммерческими предложениями, сошлитесь на предыдущие сообщения или контакты.
Далее изложите ваши предложения. Они должны содержать всю необходимую информацию, чтобы адресат получил полное представление о том, что вы предлагаете. Обязательно дайте краткое описание товара или услуги. Если это общеизвестные товары, укажите марку или другие аналогичные сведения, стоимость, условия поставки или договора.
Старайтесь избегать многословных отступлений – стиль информационного письма должен быть динамичным, энергичным. Свои предложения излагайте предельно ясно, короткими предложениями. Старайтесь избегать сложных, многословных оборотов.
В заключение информационного письма обязательно укажите, что конкретно вы ожидаете от адресата:
«Надеюсь, что улучшенная модификация сеялки, которую предлагает наша компания, вас заинтересует. К письму прилагаю заказ-талон. Если вы заполните его и отправите по указанному адресу, вы можете получить заказ уже в текущем квартале».
«Существенные изменения условия поставки продукции, изложенные в этом письме, надеюсь, будут способствовать успешному сотрудничеству наших компаний и в наступающем году».
«Если вас заинтересовало наше предложение, то мы можем выслать любые дополнительные сведения о продукции и проект договора поставки».
Как написать информационное письмо?
Информационное письмо выполнит свою задачу, если вы его напишите лаконично, немногословно, четким, точным и образным языком. Невыразительное послание создаст о вас и вашей компании соответствующее мнение.
Фразы должны быть простыми, понятными и сразу доносить до адресата суть вашего коммерческого предложения.
Ваши информационные письма должны быть максимально короткими. Конечно, на составление краткого, лаконичного, тщательно продуманного письма вы потратите больше времени, чем на многословное и лишенное продуманной композиции послание. Зато адресат быстрее поймет суть вашего предложения, а ведь именно на него вам и нужно произвести впечатление.
Не забывайте о стиле изложения, будьте внимательны к пунктуации, правописанию, тону построения каждого письма.
Проверяйте орфографию. Если нужно, сверьте со словарем написание слов, которые вызывают у вас сомнения.
Эффект, который произведет ваше информационное письмо, во многом зависит от его внешнего оформления.
Текст без пробелов, абзацев, с узкими полями, скорее всего, так и останется непрочитанным. Сделайте письмо привлекательным, таким, которое читать будет легко и приятно.
Поля должны быть достаточно широкими. Оптимальная ширина – 3 сантиметра.
Оставляйте пробел между абзацами, делайте их как можно короче и начинайте с красной строки.
Чтобы отметить важные места в тексте, привлечь внимание читателя к преимуществам вашего предложения, используйте маркеры – звездочки, точки, тире.
Для выделения важных мест в тексте пользуйтесь рамками.
Располагайте текст так, чтобы конец первой страницы не совпадал с концом предложения. Незавершенное предложение часто заставляет читателя перевернуть страницу и продолжить чтение.
Письмо, направленное в другие компании, можно сравнить с визитной карточкой вашей организации. Если оно написано небрежно, с помарками, на бланке с плохо различимыми реквизитами, скорее всего, оно произведет негативное впечатление на ваших партнеров. У адресата подсознательно сложиться впечатление, что «серьезные предложения не могут быть так оформлены».
Информационные письма для рассылки лучше печатать на фирменных бланках. Если в вашей компании их нет, разместите рядом с текстом ваш фирменный знак или другие атрибуты вашей компании. Это сделает ваше письмо более узнаваемым.
При вторичной рассылке информационных писем старайтесь максимально повторить элементы оформления предыдущего письма, которое вы использовали в первой рассылке. Если вы оформляете письмо не на фирменном бланке, обязательно укажите почтовые реквизиты компании и телефон для обратной связи.
Для воздействия на заказчика одного письма, как правило, бывает недостаточно. Начните прямую почтовую рассылку с планирования комплекса мероприятий:
- кампания по рассылке писем (3 – 4 письма)
- ответы после каждой рассылки
- уточнение потребностей заказчика
- оформление заказов на поставку продукции
Для каждой последующей рассылки текст письма нужно немного переработать. Например, если в первом письме вы изложили общие сведения о вашей компании, то в последующих письмах эту часть можно сократить и уделить больше внимания описательной части товара или услуги.
Как бы тщательно вы не составляли информационное письмо, какой-то части ваших адресатов все равно потребуются дополнительные разъяснения, более подробная информация о ваших товарах и услугах. Анализируя полученные письма, необходимо корректировать свои собственные послания. Если у вас постоянно запрашивают одну и ту же дополнительную информацию, то ее можно включить в следующий выпуск рассылки.
Чем быстрее заинтересованная в ваших товарах и услугах компания получит ответ на свой вопрос, тем более благоприятное мнение сложится о деятельности вашей компании.
Основное требование работы с адресатами – на любые запросы нужно отвечать оперативно и, по возможности, исчерпывающе.
Процесс сохранения клиентов включает:
- предоставление услуг и обеспечение качества продукта, которое соответствует ожиданиям клиента или превосходит их;
- установление долговременных отношений с клиентом;
- достижение максимальной продолжительности и прибыльности отношений с клиентом;
- регулярный контакт с клиентом в удобное для него время;
- углубление отношений с клиентом посредством стимулирования покупок разных типов товаров, в том числе и товаров из дорогого сегмента, и возобновление отношений;
- контроль прибыльности.
Впоследствии нужно постоянно рассылать своим клиентам новые рекламные и информационные письма, даже обычные открытки, содержащие информацию о ваших предложениях. Напоминайте о себе, и вы создадите такие отношения с клиентами, которые в будущем принесут вам доход.
