Наряду со стандартным программным обеспечением специалисты по продажам используют программное обеспечение, предназначенное непосредственно для решения задач сбыта.
Дело в том, что программное обеспечение Microsoft Office сложно адаптировать для решения этих задач. В качестве примера давайте разберем, в какой из программ можно вести учет истории работы с клиентами.
Word. Если у вас более 50 клиентов, вам будет сложно работать с большой таблицей. А как вы будете искать нужного клиента или сортировать базу? Может быть, подойдет…
Excel. В этой программе можно сортировать список, но как вести несколько записей по одному клиенту? В одной ячейке их неудобно просматривать. А если понадобится работать с несколькими подразделениями одной компании? Куда заносить информацию о контактных лицах? Может быть, можно использовать персональный органайзер…
Outlook. Он подойдет, если вы работаете с клиентами только по электронной почте. А куда заносить информацию о телефонных переговорах и отчеты по итогам встреч с клиентами? Как обозначить, что в компании работает несколько контактных лиц и у них разные телефоны? Но ведь для создания баз данных есть….
Access. Очень хороший и гибкий инструмент для создания средств работы с базами данных. Но вам придется его настраивать самостоятельно или пригласить специалиста. В любом случае по затратам времени или денег покупка обычного профессионального программного обеспечения обойдется вам намного дешевле.
Если вы хотите, чтобы основную часть рабочего времени ваши сотрудники занимались именно продажами, необходимо предоставить им удобные инструменты для выполнения текущей работы. Профессиональное программное обеспечение позволяет создать единую корпоративную базу данных по клиентам, которая размещается на сервере компании.
Таким образом, все сотрудники отдела продаж будут работать с единой базой и использовать одинаковые формы для сбора информации о клиентах. Примером такой системы может стать Sales Expert как наиболее распространенное решение для организации работы отдела продаж, или система управления клиентом, подготовленная компанией KMS «Market-base».
Профессиональные программы позволяют собирать необходимые сведения в процессе работы с клиентами, причем сбор информации не отвлекает продавцов от работы, так как это информация нужна им самим.
База данных содержит следующую информацию:
- название и адрес компании
- номера телефонов и факсов
- адреса электронной почты
- фамилии и должности представителей, осуществляющих контакты
- виды и размер бизнес-операций
- статус партнера (потенциальный потребитель, потребитель, клиент)
- личные интересы
- дата последнего обращения
Основной пакет программного обеспечения не только позволяет хранить и пополнять всю необходимую информацию о клиентах, но и дает возможность ответить на вопросы:
- кто является основным покупателем продукции компании
- где расположены основные покупатели
- какую ведут деятельность
- с кем из клиентов работает тот или иной менеджер, и насколько эффективно
- какие клиенты являются наиболее активными покупателями
Эта информация, предоставленная в виде графиков, может передаваться заинтересованным сотрудникам внутри компании, от директора и менеджера в офисе до торговых представителей на местах.
Система позволяет торговому представителю при планировании работы с потребителями избавиться о множества бумажных документов и получить прямой доступ к нужной информации:
- при подготовке к переговорам с заказчиком
- при планировании своей работы
- при проверке запросов
- при отслеживании потенциальных клиентов
- при планировании продаж
- при осуществлении мониторинга и прогнозирования продаж
В базе данных хранится информация по каждому клиенту: даты встреч и другие сведения, которые могут представлять интерес для продавца.
Использование специальных приложений позволяет легко составлять отчеты о работе менеджеров, не привлекая для этого самих менеджеров. Получение отчетов по любому из сотрудников отдела продаж занимает мало времени и не требует привлечения к процессу ответственных сотрудников.
Статья по теме: CRM-система для отдела продаж. Для чего она нужна?
Программы для автоматизации работы отдела продаж могут быть разработаны специалистами компании. Однако мировой опыт свидетельствует о том, что разработка своей системы имеет смысл только для очень крупных компаний, которым не подходит ни одно из существующих решений. И даже это компании в большинстве случаев выбирают уже существующий пакет программ и на его основе создают решение для себя.
Покупая известную и распространенную компьютерную систему, вы приобретаете лучший мировой опыт и практические наработки коллег из других компаний, в которых эта система уже используется.
Чтобы правильно выбрать систему автоматизации для своей компании, оптимально действовать по следующей схеме:
- определитесь, каких результатов вы ждете от внедрения системы;
- составьте список требований, без выполнения которых программное обеспечение не принесет ощутимого результата;
- отберите те системы, которые уже внедрялись в компаниях вашей отрасли (эту информацию можно получить у разработчика программного обеспечения);
- сформируйте желаемые требования, и уже с учетом стоимости систем оцените, какая из них предлагает вам меньшую стоимость за часть желаемых дополнительных возможностей.
Внедрить систему автоматизации вам помогут компании-разработчики или консультанты, специализирующиеся в области информационных технологий.
