Здравствуйте, друзья. С вами «Школа эффективных продаж» и очередная статья, посвященная искусству проведения презентации. Мы уже говорили о том, как сделать структуру презентации, сегодня речь пойдет о том, как выступить перед аудиторией с презентацией.
Аудитория – это совокупность людей (в данном случае слушателей и зрителей), являющихся объектом воздействия просвещения (лекции, доклада).
Давайте начистоту – большинству людей не нравится посещать презентации. У них найдется десяток более приятных способов провести время. Многие пойдут на все, чтобы уклониться от посещения презентации.
Поэтому не стоит тешить себя иллюзиями и думать, что аудитория заинтересована в вашем выступлении. Люди, особенно те, которые видят вас впервые, скорее всего, отнесутся к вам нейтрально. В ходе проведения презентации они могут изменить отношение в ту или иную сторону.
Естественно, вы должны стремиться к тому, чтобы слушатели изменили отношение к предмету вашего выступления в сторону заинтересованности и сотрудничества. Чтобы этого добиться, с самого начала уделяйте внимание тому, чтобы аудитория с интересом следила за вашей речью и действиями.
Расскажите аудитории о цели проведения презентации
Помните, что люди, для которых вы готовите и проводите презентацию – целевая аудитория – являются центральным моментом и отправной точкой выступления. На протяжении всей презентации обращайтесь к аудитории с уважением, как к людям более высокого статуса, уважайте и любите их, и они ответят вам взаимностью.
В самом начале выступления, обращаясь к аудитории, привлеките к себе внимание и озвучьте цель проведения презентации, которая окончательно убедит людей на ней присутствовать. Пусть они почувствуют, что их мнение, опыт, знания вам жизненно необходимы.
Всю важную информацию рассказывайте в начале презентации. Объясните слушателям, зачем их пригласили на презентацию, какие выводы или действия ожидают от них организаторы по ее окончании. Согласитесь, что слушатель имеет право получить на презентации что-то ценное взамен на потраченное им время.
Озвучьте тему и план презентации, расскажите, какие вопросы стоят на повестке дня, на чем основана ваша позиция по рассматриваемым вопросам, какие факты ее подтверждают.
Слушатель в любой момент может покинуть презентацию («проголосовать ногами»), если считает, что она плохо подготовлена и недостойна потраченного времени. Как ни странно, слушатели этим правом пользуются редко.
Озвучьте регламент презентации
Сообщите аудитории заранее, сколько времени будет продолжаться презентация. Будьте пунктуальны – начните и закончите ее в озвученное время или немного раньше, чтобы не нарушать рабочий график слушателей.
Если презентация занимает много времени, периодически делайте перерывы, чтобы люди могли размяться и собраться с мыслями.
Дайте возможность аудитории участвовать в презентации
Дайте слушателям возможность принимать интеллектуальное участие в презентации – делать выводы, задавать вопросы, принимать решения. Дайте им время на размышления и гарантируйте, что от них не потребуется принимать ответственные решения (покупка товара, заключение сделки) сразу после мероприятия.
Если формат выступления позволяет, каждый слушатель должен иметь право остановить презентацию для обсуждения непонятных и спорных моментов, задавать вопросы, и своевременно получить ответы на них (такой формат практикуется на презентациях для предпринимателей).
Если вы не можете немедленно ответить на заданный вопрос, скажите об этом прямо. Запишите вопрос и дайте ответ на него позже.
Относитесь к аудитории уважительно. Снисходительность и подобострастие недопустимы, даже если оратор – доктор наук, а слушатели – школьники начальных классов.
Позаботьтесь об удобстве восприятия информации
Позаботьтесь о том, чтобы наглядные материалы, которые вы используете для иллюстраций, были хорошо видны всей аудитории. Каждый человек должен иметь возможность прочитать любое слово на любом слайде.
Убедитесь, что каждый слушатель, независимо от размера зала, слышит каждое слово оратора.
Если вы используете сложные диаграммы и графики, объясните слушателям, что они иллюстрируют.
Следите за своей жестикуляцией – она раздражает и отвлекает слушателей от сути презентации. Даже если вы очень эмоциональный человек, держите себя в руках.
Во время презентации стойте лицом к аудитории. В крайнем случае, в пол-оборота. Смотреть на слайды должны не вы, а слушатели.
Используйте чувство юмора, если оно поможет снять напряжение, достичь взаимопонимания или доказать какой-то тезис. Но не злоупотребляйте – вы на презентации, а не в цирке.
Донесите до аудитории итоги презентации и выводы, к которым вы пришли. Значимость и результативность презентации должны быть адекватны потраченному слушателями времени.
Вы знаете, перед кем будете выступать?
Оратор должен знать аудиторию, перед которой будет выступать. Без вариантов. Готовить презентацию, не принимая в расчет аудиторию, так же нелепо, как и писать любовное письмо, никому его не адресуя.
Часто ораторы обвиняют аудиторию в непонимании. На самом деле, если вас не поняли, значит, вы не смогли донести свою мысль до слушателей. Важно не то, что вы говорите, а то, что люди слышат. Часто это не одно и то же.
Чтобы слушатели понимали, что вы хотите до них донести, анализируйте не всю аудиторию в целом, а каждого слушателя в отдельности (конечно, если есть такая возможность).
Если речь идет о презентации товара, пригласите тех людей, которые влияют на принятие решения о покупке. Изучите список приглашенных, запомните, как зовут этих людей, какие должности они занимают, что им уже известно о вашем товаре, имеют ли они опыт в покупке подобных товаров, и самое главное, какую пользу для себя хотят извлечь из вашей презентации.
Если вы готовите презентацию для предпринимателей, будьте готовы к тому, что первоначально аудитория к вам будет относиться критически. Слушатели могут ставить под сомнение поступающую информацию и собственные убеждения.
При подготовке презентации для предпринимателей учитывайте, что они работают не только ради получения прибыли, но и потому, что работа доставляет им удовольствие. Предложите слушателям сделать их бизнес и более прибыльным, и более интересным.
Сделайте презентацию максимально интерактивной. Позвольте слушателям вступать с вами в диалог, задавать вопросы, озвучивать замечания.
При работе над презентацией имейте в виду, что в аудитории могут присутствовать представители конкурирующих компаний. Избегайте тем, в которых их интересы пересекаются.
Предприниматели гордятся своими успехами. Если вы в ходе презентации приведете в пример опыт одного из присутствующих, он наверняка станет вашим союзником.
Определите лидеров мнений для аудитории и ссылайтесь на них в ходе презентации.
Что и как говорить на презентации?
Прежде всего, выберите золотую середину между разговорным и письменным языком. Не стоит использовать как официальные письменные речевые обороты и абстрактные понятия, так и делать речь чересчур простой, использовать фамильярности, употреблять сленг и слишком просторечные выражения.
При подготовке речи используйте только разговорные фразы, обычный язык, на котором люди говорят в повседневной жизни. Ваша презентация должна отличаться от рассказа, изложенного на бумаге, подобного тексту брошюры или рекламного письма, быть живой и интересной.
Не включайте в презентацию товара малоинтересные технические детали, понятные только узким специалистам. Изложите их в раздаточных материалах. При составлении речи учитывайте различия в уровне знаний присутствующих на презентации – у каждого из присутствующих должно возникнуть ощущение, что вы обращаетесь именно к нему.
Не перегружайте слайды со статистикой и финансовыми расчетами большим количеством цифр и не начинайте говорить о финансах, если не уверены, что аудитория хочет видеть расчеты во всех подробностях. Покажите на слайдах итоговые цифры в виде графиков и диаграмм, опустив промежуточные расчеты.
Подайте информацию так, чтобы слушателям не пришлось прикладывать усилия для восприятия и запоминания важных деталей.
Тщательно отрепетируйте свою речь, убедитесь, что вы укладываетесь в выделенное время по каждой части презентации – слушатели вряд ли поймут, если для экономии времени вы внезапно начнете говорить слишком быстро или скомкаете рассказ. Это наверняка произойдет, если вам придется сокращать презентацию и рассказывать о важных, но скучных вещах, упустив интересные моменты.
Как привлечь внимание аудитории и удержать его?
Проверьте вашу презентацию на наличие скучных мест. Если их нельзя убрать совсем, подготовьте достаточное количество наглядного материала – это поможет вам не потерять внимание аудитории. Приводите только простые, понятные аудитории, примеры и сравнения. Ваша речь должна быть четкой и ясной, не требующей усилий для восприятия. Стройте фразы так, чтобы основная мысль находилась в начале предложения, а сами предложения были короткими.
Если на презентации присутствует 3 – 7 человек, вы можете вовлечь их в разговор, побуждая активно реагировать на вашу речь – показывать одобрение или неодобрение, просить при необходимости подробнее остановиться на непонятных местах, предлагайте им задавать вопросы. При работе со средними и большими аудиториями в первую очередь старайтесь сначала установить зрительный контакт с самыми дружелюбно настроенными людьми, а затем всеми остальными.
Как оратору преодолеть скованность при выступлении перед аудиторией?
Иногда даже самые общительные ораторы испытывают скованность, когда приходится говорить на публике или при общении с важным клиентом. Для таких людей полное владение собой может придти только с опытом проведения публичных выступлений. Именно для них речь, составленная в письменном виде, является одновременно и главным помощником, и самой опасной ловушкой.
Всегда сохраняйте естественную манеру поведения. Многие известные артисты и ораторы рекомендуют обращаться к аудитории, состоящей из большого числа людей так, как если бы это был один человек.
Обязательно посетите помещение, в котором будет проходить презентация. Запомните, как расположены места для гостей, отметьте, где лучше находиться вам. Знакомое помещение поможет вам чувствовать себя раскованнее.
Ошибки речи, которые усиливают зажатость и способствуют потере контакта с аудиторией:
- слишком тихий голос;
- слишком длинные паузы;
- слова и звуки-паразиты (говорят о неуверенности в себе);
- нечеткое произношение слов;
- постоянное повторение вводных фраз;
- плохой зрительный контакт со слушателями;
- постоянные нервные жесты;
- интонация окончания фразы в конце каждого предложения.
Запомните, что главным условием успеха является ваше отношение к тому, что вы делаете (это касается не только презентации). Если вы искренне любите свое дело, относитесь к аудитории с уважением, то всегда будете выглядеть естественно, говорить убедительно, а ваши презентации будут посещать с удовольствием.
