До развития информационных технологий работа торгового представителя выглядел примерно так. Торговый представитель посещал потенциального клиента и обсуждал с ним возможность сотрудничества. В конце встречи он возвращался в офис и писал письмо – подтверждение, в котором перечислял подробности, которые обсуждались в ходе встречи, и добавлял нужную информацию. Подготовленный документ передавался секретарю для перепечатки на пишущей машине, на что могло потребоваться несколько дней.
Отправленное по почте письмо потенциальный покупатель получал спустя еще несколько дней.
За это время у потребителя могли возникнуть дополнительные вопросы к торговому представителю. Для получения ответов он пишет ответное письмо, на что также тратится несколько дней на печать и отправку по почте. Если учесть время, которое требуется для обдумывания и принятие решения, процесс мог затянуться на неопределенное время.
После появления факсов переписка между партнерами ускорилась благодаря удалению такого звена, как почта. С появлением электронной почты передача информации стала еще оперативней, и процесс, ранее занимавший недели, сократился да одного – двух дней. Это также сократило время на обдумывание и принятие решений, так как современный бизнес требует оперативных ответов.
Необходимость оперативно связаться с поставщиками, клиентами и партнерами возникает постоянно, и может быть успешно реализована с помощью факса. Передача факсимильных сообщений – удобный и быстрый способ передачи коммерческой информации.
Факс – устройство для передачи документов и изображений по телефонным линиям.
Изображение для передачи по факсу снимается с бумаги, передается на принимающий факс, который воспроизводит его копию на бумаге. Если факсимильный аппарат включен и заправлен бумагой, то он примет поступивший факс в автоматическом режиме без вашего участия. Вам останется только оторвать полученный факс от рулона.
Если факсимильный аппарат был выключен, вам позвонят по телефону и попросят принять факс, проверьте наличие бумаги просто включить аппарат нажатием кнопки «старт».
Чтобы передать информацию по факсу, прежде всего, подготовьте нужные документы для отправки. Согласуйте их размер с возможностями вашего (передающего) и принимающего аппарата. Для удобства используйте документы стандартного формата А4 (210*297 миллиметров) – их может принять и отправить любой факс.
Обратите внимание на качество бумаги. Смятая, слишком толстая или тонкая бумага могут вызвать сложности при передаче документа. Лучше всего в таком случае сделать ксерокопию такого документа и отправить по факсу ее.
Не поднимая телефонную трубку, наберите номер факса, на который нужно передать документ, и нажмите кнопу СТАРТ. Если нужно сначала переговорить с абонентом и только после этого отправить документы по факсу, подготовьте их к передаче и позвоните, как обычно. Заканчивая разговор, попросите принять факс и ждите в трубке характерного сигнала. Нажмите кнопку СТАРТ и положите трубку.
Помните, что отсчет времени для оплаты связи начинается с момента появления в трубке сигнала факса. После отправки последней страницы разъединение произойдет автоматически.
Иногда в работе факса могут возникнуть проблемы, которые вы в большинстве случаев можете устранить самостоятельно. Прежде всего, проверьте, горит ли индикатор включения факс POWER. Возможно, он не работает из-за отсутствия электричества. Имейте в виду, что при снятой трубке гудок будет раздаваться даже при выключенном электропитании.
Проверьте состояние телефонной линии – позвоните по любому номеру. Если телефон не работает, факс тоже работать не будет.
Проверьте наличие в факсе бумаги. Если она заканчивается, загорается индикатор NO PAPER или PAPER OUT. В этом случае необходимо вставить новый рулон.
Если в факс встроен автоответчик, проверьте, включен ли режим факса.
Появление мобильных телефонов позволило партнерам всегда быть на связи, чтобы оперативно обсудить возникшие вопросы и принять оптимальное для сторон решение. В работе торгового представителя телефон, безусловно, занимает одно из первых мест среди всех технических средств, применяемых в работе отдела продаж.
Обычная телефонная связь использует для передачи информации провода. В настоящее время широкое развитие получили мобильные телефоны, которые дают возможность вести телефонные переговоры с любым абонентом без использования кабельного соединения и активно используется в работе специалистов по продажам.
Современные компьютеры во многих случаях позволяют заменить телефон и факс. Они оборудуются видеокамерой, микрофоном и позволяют общаться с партнерами не только по телефону, но и по видеосвязи.
