Учет продаж является важным инструментом управления работой торгового предприятия и дает возможность получать представление об истинном положении дел в компании в режиме реального времени.
Грамотная система учета продаж должна позволять легко получить необходимую информацию для ответа на следующие вопросы:
- Какое положение с продажами в компании в настоящее время?
- Какую прибыль получает компания?
- Какова сумма накладных расходов компании?
- Какова сумма дебиторской и кредиторской задолженности компании?
Учет продаж – установление наличия чего-нибудь, его измерение и регистрация с количественной и качественной стороны. Учет обеспечивает получение актуальной информации о продажах в любой момент времени.
Процесс учета продаж товаров можно разделить на две части: разработка и ведение точных, полных и полезных записей всей торговой деятельности компании (бухгалтерский учет), и их интерпретация.
Учет продаж в торговле
Торговые работники могут иметь значительную свободу в выборе системы учета продаж. Важно, чтобы эта система была понятной и обеспечивала получение необходимой информации.
Легкость восприятия
Если у вас нет опыта в ведении бухгалтерского учета, то вам лучше избегать сложных систем. Вряд ли небольшому торговому предприятию понадобится сложная современная система с методом двойной записи.
Если ваш бизнес достаточно большой, то лучше нанять бухгалтера с соответствующей квалификацией, что позволит вам принимать решения на основе предоставленной им информации. Ваша работа – это продажи, а не изучение тонкостей бухгалтерского учета.
Система бухгалтерского учета в компании должна быть достаточно простой, чтобы ее понимали и вы, и любой сотрудник, который буде вас заменять.
Полезность
Одной из основных причин ведения бухгалтерского учета является получение полезной информации для принятия решений. Сложная система учета, которую трудно понять, может препятствовать быстрому получению информации для своевременного определения проблем и использования выгодных возможностей.
Основные учетные документы
Прежде чем рассматривать существующие способы бухгалтерского учета, познакомимся с основными учетными документами.
Любые приходные и расходные торговые операции должны оформляться документально. С этой целью составляют первичные учетные документы, которые являются основным источником данных для бухгалтерии. Они являются доказательством расхода или поступления денежных средств и описывают финансовые и хозяйственные последствия для торгового предприятия.
Первичные документы должны содержать достоверные данные и оформляться своевременно, в момент совершения операции.
Для того чтобы документ имел юридическую силу, он должен содержать ряд обязательных реквизитов.
Реквизит документа (лат. requisitum – требуемое, необходимое) – совокупность обязательных данных, без которых документ не имеет юридической силы и не может являться основанием для учета.
Первичные бухгалтерские документы должны иметь следующие обязательные реквизиты:
- наименование предприятия;
- наименование документа;
- дата и место составления;
- содержание хозяйственной операции;
- наименование должностных лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее документального оформления;
- личные подписи должностных лиц с расшифровкой.
Для оформления первичных документов можно использовать стандартные бланки.
Первичные документы бухгалтерского учета можно разделить на следующие виды:
- документация по операциям с наличными деньгами;
- документация по банковским операциям;
- документация, подтверждающая закупки;
- документация, подтверждающая продажи;
- документация иного рода, подтверждающая иные хозяйственные операции (как внутренние, так и внешние).
Каждый из документов связан с одной из сторон финансовой деятельности торгового предприятия.
Кассовые ордера
Каждое поступление денег в кассу предприятия или их расход должен быть подтвержден документом:
- приходный кассовый ордер (при поступлении денег в кассу);
- расходный кассовый ордер (при выдаче денег из кассы).
Счет-фактура
Если у вас закупают товар и оплачивают по безналичному расчету (через банк), для совершения операции в магазине нужно выписать счет-фактуру на приобретаемые товары. Счет-фактура является первичным банковским документом и представляет собой письменное основание для оплаты товаров и услуг. После оплаты счета-фактуры происходит выдача товара покупателю.
Статьи по теме:
Накладная на товар
При получении товара в обязательном порядке выдается накладная на товар. Это первичный документ, в котором указан перечень приобретенных клиентом товаров, их количество и цена.
Копия счета-фактуры
Если ваша компания оказывает услуги или продает товары, то клиенту вы отправляете оригинал счета-фактуры, а его копия является доказательством того, что вы направили клиенту документ на оплату поставленных вами товаров или оказанных услуг. Копии счета-фактуры хранятся в бухгалтерии.
Перечисленные документы отражают финансовые операции, которые осуществляются в ходе хозяйственной деятельности компании или представляют только требования по их выполнению (счет-фактура и его копия).
Все бухгалтерские документы должны храниться в хронологическом порядке согласно дате поступления в специальных скоросшивателях. Только тогда можно говорить о грамотно построенной системе бухгалтерского учета в компании.
