Существуют три основных подхода к составлению бюджетов, которые применяются на этапах планирования, согласования и утверждения бюджета. Это подходы «снизу вверх», «сверху вниз» и смешанный подход.
Бюджетирование позволяет заранее определить выгоду от различных видов деятельности, вероятные последствия внедрения новых продуктов и услуг, состояние денежных средств на сегодняшний день, а также возможные получения прибыли или убытков.
Порядок составления бюджета «снизу вверх»
При использовании подхода «снизу вверх» бюджет составляется на основании индивидуальных планов работы продавцов, которые затем объединяются в согласованный план продаж. Тем временем менеджеры определяют, как будет реализован план, проверяют целесообразность необходимых расходов и устанавливают временные рамки.
Планирование бюджета «снизу вверх» более предпочтительно, но требует навыков и контроля над точностью. Последнее слово в любом случае должно оставаться за руководством, поэтому подразумевается проведение дискуссий и обсуждений. Итоговый вариант бюджета передается на рассмотрение руководителю, который при необходимости вносит поправки, после чего бюджет утверждается.
Прежде всего, каждый продавец пишет план для себя, планирует визиты к постоянным клиентам, и, в зависимости от потенциала и потребностей, оценивает суммы их заказов. Продавец также составляет план посещений новых клиентов и заказы от них (количество визитов, количество и сумма заказов). Составляя бюджеты, сотрудники учитывают все обстоятельства ежедневной работы и планируют вероятные расходы для выполнения должностных обязанностей.
Когда продавцы предоставляют сметы своих расходов для составления бюджета, попросите их обосновать указанные суммы и на основании приведенных доводов продумайте их необходимость.
Порядок бюджетирования «снизу вверх»:
- Индивидуальный план.
- Согласование индивидуальных планов.
- Составление территориального плана, утверждение ценовой политики.
- Составление и согласование общерегионального плана.
- Составление общенационального плана.
Порядок составления бюджета «сверху вниз»
Компании, которые при составлении бюджетов используют подход «сверху вниз», исходят из предоставленных руководством целевых показателей. Целевые показатели определяются на основании экономических прогнозов, стратегии и анализа текущей торговой деятельности компании.
Бюджетирование по методу «сверху вниз» полезно по следующим причинам:
- менеджеры среднего уровня могут более целенаправленно планировать свою деятельность;
- руководство, как правило, лучше осведомлено об общей картине в рамках организации и знает долгосрочные цели компании.
Однако существует опасность расхождения видения руководства с реальным положением вещей. При методе бюджетирования «сверху вниз» могут быть поставлены как нереально высокие, так и неоправданно низкие цели в тех областях, где потенциал развития довольно высок.
Возможные негативные последствия бюджетирования «сверху вниз»:
- цели, полученные сверху, могут быть проигнорированы непосредственными исполнителями;
- возможности талантливых работников могут быть раскрыты не полностью;
- команда продавцов лишается возможности принимать участие в планировании.
После нескольких проверок и согласований окончательный вариант бюджета принимается и из категории проектов переходит в категорию директив. Утвержденный бюджет рассылается всем менеджерам компании для выполнения и контроля.
Порядок бюджетирования «сверху вниз»:
- Составление экономических прогнозов и стратегии компании.
- Составление долгосрочных целей компании.
- Составление бюджета продаж, проекта доходов и затрат, бюджета движения денежных средств и баланса.
- Проверка соответствия целевым показателям.
- Утверждение и передача менеджерам для исполнения.
Порядок составления смешанного бюджета
На практике, чаще всего, применяются смешанные варианты составления бюджета, содержащие в себе в разных пропорциях черты обоих подходов.
После утверждения бюджета продаж, он принимается финансовыми специалистами компании за основу для составления проекта доходов и расходов, бюджета движения денежных средств и баланса. Все эти финансовые планы в больших компаниях проходят анализ на соответствие показателям результативности (оборачиваемость, рентабельность, ликвидность).
Все формы оформления бюджетов, которые используются в компании, должны иметь одну структуру. Поэтому нужно использовать единые бланки для составления бюджетов за любой период, они должны иметь одинаковых названия и заголовки. Это позволяет избежать путаницы и потери времени.
Если вы работаете в новой компании, не жалейте времени на обсуждение и разработку форм планов и бюджетов. Форма должна быть:
- понятной и всеобъемлющей;
- краткой и конкретной;
- легко корректируемой;
- наглядной;
- позволяющей контролировать выполнение.
Чтобы составленный бюджет работал, нужно обязательно контролировать его выполнение.
Бюджет представляет собой инструмент контроля над деятельностью продавцов и дает возможность:
- сравнивать плановые показатели и фактические результаты;
- определять отклонения;
- вовремя принимать меры по коррекции;
- вовремя пресекать опасные тенденции.
Контроль над выполнением бюджета должен начинаться с передовых линий компании, откуда компания получает доходы (розничный магазин) и куда вкладывает деньги. Следует вести учет всех поступлений и расходов и своевременно передавать эти данные в систему учета компании.
