Переговоры: подготовка, способы ведения, место проведения переговоров

Проведение переговоров – мастерство и одновременно искусство, которое требует от участников терпения, выдержки, умения разрешать конфликты и готовности идти на риск. Именно поэтому каждый продавец должен уметь планировать переговоры с клиентом и знать, как вести себя в процессе переговоров, чтобы достичь поставленной цели.

Переговоры – это обсуждение условий купли-продажи, в которых принимают участие две или больше сторон. Каждая из сторон переговоров заинтересована в том, что может предложить другая сторона.

Стороны переговоров достигают соглашения в процессе торга. Следовательно, переговоры – это попытка согласования факторов, которые являются выгодными для одной стороны переговоров, с факторами, выгодными другой стороне.

Цель переговоров – договориться о взаимовыгодных условиях сделки и наладить доброжелательные отношения с клиентом. Каждая из сторон переговоров может идти на взаимные уступки, предлагать свои условия, поскольку основным принципом деловых переговоров является двусторонний обмен.

Перед тем как сесть за стол переговоров, набрать телефонный номер клиента или приступить к составлению письма, настройте себя на ведение открытого диалога.

Научитесь быть гибким, но в то же время твердым при отстаивании своей позиции. Ваша задача во время проведения переговоров – быстро продумать и реализовать максимальное число разнообразных, выгодных для вашей компании возможностей. Чем большую гибкость вы проявите при проведении переговоров, тем выше будут ваши шансы найти приемлемое решение, которое не только удовлетворит вас, но и будет одобрено вашим партнером.

Подготовка к проведению переговоров и создание благоприятной атмосферы могут сыграть решающую роль и заранее определить их успех. Поэтому слишком много подготовки к переговорам не бывает. Важно лишь четко расставить приоритеты.

Чтобы психологически подготовиться к проведению переговоров, прежде всего, нужно обратить внимание на стиль, в котором ведет переговоры ваш партнер. Если он ведет переговоры стремительно и напористо, а вы, напротив, никуда не спешите и хотите тщательно обдумать все «за» и «против», вы оба будете испытывать некоторый психологический дискомфорт.

Основной психологический барьер, который следует преодолеть в течение переговоров – установление доверия между партнерами (добрые отношения закладываются уже в начале переговорного процесса). Так как вполне вероятно, что вам предстоит долговременное сотрудничество, а без доверия достичь понимания будет сложно.

Экономические аспекты переговоров – это расчет доходов и расходов, прибыльности, анализ безубыточности. Такая подготовка поможет обозначить экономические и финансовые моменты сотрудничества, которые нужно обязательно обсудить с партнером. Чаще всего предметом переговоров становятся цена, отсрочка оплаты, скидки, размеры партии товара.

Ситуационная подготовка к переговорам состоит, прежде всего, из определения исходных позиций обеих сторон:

• Получите представление о том, что стороны могут предложить друг другу и какие цели перед собой ставят.
• Определите собственные цели и тактику основных участников переговоров.
• Изучите цели и ключевые позиции участников переговоров другой стороны.
• Оцените возможное отношение партнеров к вашему предложению по сравнению с предложением ваших конкурентов.

Проанализируйте, насколько сильны позиции специалистов по ведению переговоров вашей компании:

• Сколько людей вам нужно задействовать в процесс переговоров?
• Какое разделение ответственности предусмотрено между участниками переговоров?
• Как можно использовать сильные и слабые стороны каждого участника для получения желаемого результата?

Чтобы получить большое преимущество при ведении переговоров, своевременно проведите оценку сильных и слабых сторон вашего партнера по переговорам. Старайтесь узнать как можно больше достоверной информации о том, что представляют собой ваши партнеры и какую цель преследуют в данный момент.

Чтобы оценить партнера по переговорам, ответьте на следующие вопросы:

• Какие цели ставит перед собой эта компания?
• Есть ли у лиц, с которыми вы будете контактировать, компетенция для принятия решений (возможно, окончательное решение будет принимать их руководство)?
• Есть ли обстоятельства или детали, которые вызывают у вас сомнения?
• Есть ли у ваших партнеров необходимость быстро завершить сделку (ваши ограничения и темп ведения переговоров могут отличаться от того, что хочет другая сторона)?
• Как лучше вести переговоры о цене – добиваться своего напористо или действовать постепенно, отвоевывая выгодные условия шаг за шагом?

При ведении переговоров с группой представителей компании вы можете получить ответы на следующие вопросы:

• Есть ли у них опыт ведения подобного рода переговоров?
• Кто является лидером команды и насколько он опытен в переговорах?
• Едина ли команда переговорщиков во мнении или некоторые представители видят ситуацию в другом свете?

Зная ответы на эти вопросы, вы будете готовы к переговорам, и они обязательно будут успешными для вашей компании.

Способы ведения переговоров

Чаще всего деловые переговоры проходят в форме личных встреч, по телефону или электронной почте. Каждый из этих способов имеет свои преимущества и недостатки, которые проявляются в ходе переговоров.

Когда вы общаетесь с партнером лицом к лицу, то можете определить, с кем вам придется вести дела, выяснить, принимает ли партнер решения самостоятельно или в сделке участвуют другие люди. Кроме того, вы можете узнать отношение партнера к товару, к сделке, к вашей компании и к вам лично. Именно поэтому многие продавцы перед заключением крупной сделки всегда встречаются с партнером лично.

В ходе встречи с партнером вы сможете обсудить сразу несколько важных вопросов и быстро прийти к их решению. Однако следует остерегаться скоропалительных решений и непродуманных шагов. Не поддавайтесь давлению, и если в чем-то сомневаетесь, не давайте партнеру окончательный ответ – вы всегда можете дать ответ при следующей встрече, по телефону или электронной почте.

Телефонные переговоры дают вам возможность установить контакт с партнером и получить живое представление о его стиле ведения переговоров, даже если он находится в данный момент на значительном расстоянии. По тону беседы вы можете определить отношение партнера к вам и степень его заинтересованности в ведении совместных дел. В ходе телефонных переговоров вы имеете возможность решить срочные вопросы и быстро получить ответы на них.

Недостатком телефонных переговоров, как и личных встреч, где разговор происходит экспромтом, могут стать опрометчивые решения. Помните об этом и не давайте необдуманных обещаний.

Переписка по электронной почте имеет неоспоримые преимущества:

• все предложения партнеров остается на бумаге и становится документом;
• партнеры имеют достаточно времени, чтобы обдумать каждое слово, посоветоваться со специалистами и четко изложить свои предложения и пожелания.

Существенным недостатком переговоров, проходящих по электронной почте, является то, что переписка может существенно затянуть переговорный процесс. Когда появляется возможность обдумать каждую деталь, партнеры склонны осторожничать, менять формулировку и откладывать решение даже обычных вопросов. Поэтому нужно отвечать на входящие письма как можно быстрее, желательно сразу после получения.

Место проведения переговоров

На исход переговоров оказывает большое влияние не только способ, но и место их проведения – в офисе вашей компании, в офисе партнера или на нейтральной территории. Давайте рассмотрим тонкости каждого из этих вариантов, чтобы вы могли правильно ими воспользоваться.

Если вы принимаете партнеров в офисе своей компании, у вас появляется прекрасная возможность побыть в роли хозяина встречи. При этом важно произвести на деловых партнеров хорошее впечатление.

Проверьте, готовы ли вы принять деловых партнеров в своем офисе по следующим пунктам:

• Комната для проведения переговоров должна быть чистой, в ней должно быть достаточно места для удобного размещения всех участников.
• Оборудование туалетных комнат должно быть в исправном состоянии.
• У каждого участника переговоров должна быть ручка и бумага для записей.
• Комната для проведения переговоров должна быть снабжена техническими средствами для проведения презентации.
• На столе должно стоять достаточное количество стаканов и бутылок с безалкогольными освежающими напитками.

В своем офисе вы при необходимости сможете прибегнуть к помощи специалистов. С другой стороны, вам будет сложнее избежать незапланированных помех.

Если партнер принимает вас в своем офисе, вы можете сыграть на его гостеприимстве и желании создать для вас комфортную обстановку. Прежде всего, рекомендуется настоять на принятии предложенной вами повестки дня. Используйте эту возможность и выясните всю интересующую вас информацию. В то же время вы можете отложить момент принятия решения, сославшись на необходимость проконсультироваться со своим руководством.

Если переговоры проходят в нейтральной обстановке, ни у одной стороны нет преимущества, которое дает комфортное «домашнее» окружение. Однако нужно позаботиться о том, чтобы вам было удобно разговаривать – должно быть достаточно места для того, чтобы разложить бумаги, поставить компьютер. Помещение должно быть хорошо освещено, а музыка звучать негромко, ненавязчиво.

В нейтральной обстановке вы с партнером сможете прекрасно пообщаться и установить не только деловой, но и дружеский контакт.

Повестка дня переговоров

Зачем при встрече с партнером следовать повестке дня переговоров? Она нужна для того, чтобы ваша встреча шла по плану, и вы успели обсудить все, что необходимо для заключения сделки. Кроме того, изложенный в письменной форме план поможет официально зафиксировать рассмотренные вопросы и определить ваши совместные приоритеты.

Основной элемент повестки дня – четко очерченные временные рамки. Время чаще всего бывает ограничено из-за занятости участников переговоров. Определите время окончания вашей встречи и запланируйте обсуждение так, чтобы все успеть.

Переговоры не должны продолжаться более двух часов подряд. Если для обсуждения всех вопросов требуется больше времени, включите в план перерыв. Разместите на видном месте часы, чтобы участникам переговоров не приходилось смотреть на наручные часы.

Подумайте, какие вопросы нужно обсудить в первую очередь и изложите приоритеты на бумаге. Очень часто в процессе переговоров стороны слишком затягивают обсуждение важного вопроса, забывая о других. Чтобы избежать этого, определите промежутки времени для обсуждения каждого вопроса.

Обычно первой повестку дня составляет более заинтересованная и активная сторона, представители которой будут стремиться высказаться в первую очередь. Порядок выступления предоставляет определенные преимущества и дает возможность утвердить свои позиции. Будьте внимательны и удостоверьтесь, что запланированного времени будет достаточно для полного изложения позиции вашей компании по обсуждаемому вопросу.

Если повестку дня переговоров составляют ваши партнеры, внимательно изучите ее и при необходимости внесите поправки, дающие вашей стороне преимущества. Будьте особенно внимательны при обсуждении повестки дня по телефону. Анализируйте и настаивайте на внесение необходимых вам изменений.